Selain via Aplikasi Absen Karyawan, Ini 4 Cara Alternatif Pilihan Absensi Karyawan

Mulai dari perusahaan kecil, startup, hingga perusahaan besar sekalipun, manajemen waktu kerja menjadi hal yang amat krusial. Merekam jam kerja dan absensi karyawan pun menjadi hal utama yang harus selalu diperhatikan.

Tetapi, sering kali perekaman absensi karyawan dianggap sebagai hal sepele. Padahal penyalahgunaan waktu sekecil apapun dapat menjadi masalah pelaporan pajak, payroll, hingga berujung pada permasalahan hukum.

Oleh karena itu, dibuat berbagai cara absensi karyawan mulai dari yang paling konvensional dengan cara menulis absen di kertas, menggunakan mesin absensi yang men-scan kartu, absensi dengan sidik jari, hingga absensi dengan perangkat lunak dan aplikasi mobile. Berikut ini ulasan beberapa cara yang mudah untuk merekam absensi karyawan. Mari disimak!

1. Cara Kovensional

Cara absensi karyawan menggunakan alat tulis dan kertas bisa dibilang paling konvensional di antara cara absensi masa kini. Cara ini memang cukup jadul, namun sangat sederhana, murah, dan mudah dilakukan.

Umumnya digunakan dalam perusahaan kecil dengan jumlah personil yang sedikit. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan dan bertambahnya jumlah karyawan, cara absensi konvensional akan menampakkan kekurangannya.

Kekurangan-kekurangan absensi konvensional ini mulai dari tulisan atau tanda tangan karyawan yang sulit dibaca, ada potensi kecurangan seperti “titip absen”, sulit memverifikasi absensi, hingga pelaporan absensi yang manual sehingga memakan banyak waktu.

2. Absensi dengan Mesin Absensi

Mesin absensi diciptakan untuk mengurangi kesalahan dalam time reporting serta cukup popular dalam industri konstruksi dan perakitan (manufacturing), yang mana tidak semua karyawan memiliki akses komputer.

Ada banyak beragam jenis mesin absensi, seperti mesin absensi dengan PIN, mesin absensi dengan time sheet, mesin absensi dengan scan kartu identitas, dan sebagainya.

Cara absensi dengan mesin absensi umumnya digunakan dalam perusahaan besar hingga menengah dengan jumlah personil yang tergolong banyak. Namun, jika perusahaan tersebut memiliki lebih dari satu lokasi kerja (kantor) atau lokasi kerja yang luas, akan membuat cara absensi dengan mesin absensi kurang efektif.

Kekurangan cara absensi dengan mesin absensi ini mulai dari masih ada potensi “titip absen” -dengan cara menitipkan kartu identitas, time sheet, atau memberitahu PIN kepada karyawan lain.

Belum lagi Anda harus meletakkannya di posisi strategis. Bahkan jika kantor sangat luas atau Anda punya banyak lokasi kerja, mau tak mau Anda harus meletakkan mesin absensi di berbagai tempat. Alhasil, biaya perawatan pun membengkak.

3. Absensi Biometric

Cara absensi biometric sebenarnya adalah jenis pembaruan mesin absensi yang memberikan lebih banyak lapisan keamanan. Mesin absensi biometric umumnya memanfaatkan “kekhasan” manusia, seperti sidik jari, retina mata, hingga suara.

Layaknya sidik jari, retina mata seseorang sangatlah khas untuk membedakan dirinya dengan orang lain, begitu pula dengan suara. Umumnya, mesin absensi biometric digunakan oleh perusahaan menengah ke atas yang membutuhkan keamanan lebih di lokasi kerja, seperti bank atau laboratorium.

Tidak jarang pula mesin absensi biometric menggabungkan fitur khasnya dengan mesin absensi non-biometric, seperti memindai sidik jari ditambah dengan memasukkan PIN. Kekurangan cara ini tidak jauh berbeda dengan mesin absensi umum yang non-biometric, namun juga sedikit berpotensi menyebarkan kuman melalui sidik jari.

4. Absensi dengan Software dan Aplikasi Mobile

Kemudian, cara absensi dengan software dan aplikasi mobile kini menjadi pilihan terpopuler berbagai perusahaan dari berbagai skala, dengan sedikit atau banyak karyawan, satu atau banyak lokasi kerja.

Talenta adalah salah satunya. Absensi dengan software dan aplikasi mobile memudahkan manajemen HR dalam merekam absensi karyawan secara real time karena terintegrasi dengan layanan cloud-based.

Fiturnya tak hanya itu, ada pula fitur payroll, perangkat self-service seperti pengajuan cuti, lembur, dan masih banyak lagi. Semua personil di perusahaan hanya perlu terkoneksi dengan internet melalui perangkat mereka. Sangat mudah dan praktis!

Aplikasi Absen Karyawan Terbaik Tahun 2022

Mengurus absensi adalah salah satu hal yang sering menimbulkan masalah di dalam suatu perusahaan. Terkadang pergantian sistem absensi sering dilakukan divisi HR demi mencari mana yang terbaik untuk dipakai.

Namun, memasuki tahun 2021, sudah banyak software yang tersedia di pasaran untuk mengurus absensi. Tidak hanya melalui situs, tapi Anda juga bisa mengurus absensi melalui software yang bisa dengan mudah di-install di smartphone Anda.

Dan di daftar ini, Anda akan menemukan enam aplikasi absen karyawan terbaik tahun 2022.

1. Talenta by Mekari

Talenta adalah software HR dan payroll berbasis cloud yang memudahkan Anda dalam mengelola karyawan dan juga penggajian yang juga dilengkapi dengan absensi online berbasis GPS. Fitur absensi online yang disematkan bukan hanya berbasis GPS, tapi juga dilengkapi dengan fitur selfie.

Perusahaan dapat mengatur toleransi keterlambatan dan juga dapat diintegrasikan dengan absensi biometrik seperti absen sidik jari. Aplikasi absensi Talenta juga dapat melakukan time tracking dan penyesuaian secara otomatis dengan penggajian prorata.

Selain absensi online, Talenta juga disematkan dengan fitur shift scheduling untuk mengatur karyawan shift dengan mudah. Karyawan juga dapat mengunduh aplikasi Talenta melalui smartphone untuk kebutuhan Aplikasi absensi online dan juga pengajuan jadwal kerja,

Dalam hal pricing, Talenta memiliki dua pilihan kategori yaitu business dan enterprise untuk ukuran perusahaan yang lebih besar. Anda bisa mencoba Aplikasi Absensi Talenta secara gratis dengan mengunjungi websitenya di talenta.co.

2. Zoho People

Kehadiran Zoho People dapat memudahkan proses kerja divisi HR. Zoho People memberikan beberapa fitur seperti masalah jadwal kerja, cuti, penyimpanan data-data HR, dan yang lainnya.

Selain itu, penggunaannya lebih mudah karena bisa dipakai melalui situsnya langsung atau software Zoho yang ada di smartphone.

Juga adanya fitur Geo yang bisa melacak IP address untuk akurasi lokasi check-in membuat semuanya menjadi lebih efisien saat menggunakan Zoho People.

Kelebihan Zoho People lainnya adalah kebebasan dalam kustomisasi. Dashboard di dalam web dan software bisa diubah sedemikian rupa sesuai keinginan Anda.

Dari form, dokumen, hingga laporan yang mengurus berbagai hal, bisa Anda lakukan di sana. Tentunya hal ini sangat berguna untuk divisi HR.

Harga Zoho People cukup bervariasi, tergantung dari plan apa yang Anda ambil. Plan terdiri dari Essential HR, Professional, Premium dan Enterprise.

Harganya dimulai dari $0,83 per pegawai hingga $4,16 per pegawai tiap bulannya. Semakin tinggi harganya, semakin banyak pula fiturnya. Selain itu, ada pula trial 15 hari untuk mencoba Zoho People, tersedia di Android dan iOS.

3. Virtual Attendance

Virtual Attendance adalah software yang memakai kode QR sebagai cara untuk mengisi absensi dan bisa dipergunakan oleh berbagai divisi serta manajer hingga mengurus berbagai shift yang harus dilaksanakan.

Untuk menggunakan Virtual Attendance, silakan unduh melalui smartphone dan segera buat profil para pegawai. Walau menggunakan kode QR sebagai medium untuk absensi, software ini tidak mengizinkan adanya pelacakan lokasi para pegawai.

Mengincar konsumen dari usaha kecil, software ini bisa dipakai secara gratis untuk satu manajer dan lima pegawai. Untuk bisa memakainya secara tidak terbatas, Anda tinggal perlu membayar $5 saja, tersedia di Android dan iOS.

Selain ketiga pilihan di atas, Anda juga bisa menggunakan Talenta sebagai aplikasi absensi online untuk karyawan di perusahaan Anda. Bahkan tak hanya absensi, Talenta juga bisa digunakan untuk keperluan lain seperti cuti, penggajian, bahkan hingga PPh 21. Tersedia pula demo gratis bagi Anda yang tertarik mencoba. Langsung saja kunjungi situs Talenta.co untuk mengetahui informasi selengkapnya.

Itulah ulasan beberapa cara mudah untuk merekam absensi karyawan berikut dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing. Mengingat era digital yang begitu pesat perkembangan teknologinya, absensi menggunakan software dan aplikasi mobile dapat menjadi pilihan tepat. Kini karyawan Anda tak lagi punya alasan untuk tidak absen karena semua bisa dilakukan melalui smartphone masing-masing!